Il BPM è meglio

Perché il Business Process Management è meglio della sola mappatura ai fini del GDPR

Aziende e organizzazioni stanno vivendo la prima fase di un nuovo supporto digitale: gli strumenti di gestione del GDPR. Ne abbiamo analizzati alcuni.

Come per tutti i casi precedenti di nuovi processi di conformità aziendale, oggi c’è un numero crescente di strumenti sul mercato che affrontano la nuovissima legge europea sulla privacy, il Regolamento generale sulla protezione dei dati, entrato in vigore il 25 maggio 2018. Il nostro principale conclusione: questi strumenti per la privacy hanno limitazioni di progettazione.

Il problema

In alcuni casi l’approccio della soluzione è tecnologico -sistemi progettati come se fossero indipendenti o di natura statica- mentre in altri casi è funzionale, quindi tecnico in materia di compliance, ancora specifico.

Classifichiamo entrambi gli approcci come principalmente orientati al marketing; non per criticare la qualità di questi strumenti in quanto tali, ma il fatto che le soluzioni sono principalmente opportunità commerciali guidate dallo slancio per una domanda improvvisa, il cui mercato non è ancora esperto in materia. Questa pratica solleva problemi, anzi.

Parlando con gli esperti di GDPR emerge che alcuni imprenditori e dirigenti hanno adottato una visione che limita la conformità al GDPR a una gestione – burocratica – dei documenti o, peggio ancora, sembrano un’operazione one-shot che non richiede manutenzione. Il tutto nonostante i tanti e ripetuti avvertimenti e rischi di incorrere in enormi sanzioni amministrative.

Inoltre, ci è stato confidato che le aziende apparentemente preferiscono processi di business del mondo reale non corrispondenti rispetto alla presentazione di «processi ufficiali» e continuano con quelli abituali. Conclusione: il rischio e lo scopo dell’audit di conformità vengono dissipati nonostante si spenda tempo e denaro e allo stesso tempo con un costo di rischio elevato.

Ritorno al passato

Notiamo un notevole parallelo con gli anni ’90, quando la certificazione di qualità ISO era di moda. Non era raro trovare imprenditori che inseguivano in modo contingente una serie di certificati, senza tuttavia alcuna seria intenzione di cambiare la loro cultura aziendale.

Abbiamo lavorato con un bel po ‘di loro in quel momento e, purtroppo ma non a caso, nessuno di loro aveva illuminato il proprio futuro dopo tali scelte. (Nessuno di loro esiste più sul mercato, ma questo è solo un account personale.)

Tre decenni dopo, la qualità in generale, infine, sembra diffusa in molti ambienti aziendali e la mappatura e la reingegnerizzazione dei processi non sono più una novità. I vantaggi che ne derivano sono riconosciuti come parte della nostra cultura aziendale.

Un approccio innovativo: un’opportunità

Sottovalutare gli interventi necessari per soddisfare il GDPR o non sfruttare tutte le azioni necessarie durante questo processo, può portare le aziende a scegliere strumenti sbagliati che richiedono un serio impegno di conformità. Spesso questa strada porta anche all’impossibilità di collegarsi ad altre aree di competenza fondamentali come Legale e Operativo. Considerato tutto quanto sopra, solleviamo una domanda cruciale:

Perché le aziende e le organizzazioni dovrebbero mappare i propri processi solo ai fini del GDPR? Perché gli strumenti GDPR non partono dai processi gestiti?

Sono disponibili standard di scambio, come IDEFx, FFBD o BPMN 2.0 per la modellazione o standard universali come XML o Json, solo per fornire alcuni esempi. Allora, quanto è comune l’adozione di strumenti di mappatura dei processi?

Questa mancanza di integrazione delle migliori pratiche e degli investimenti precedenti porta a un costoso logoramento.